Herr Präsident, meine sehr geehrten Damen und Herren! Ich will mich ausdrücklich für das Interesse der Mitglieder des Hessischen Landtags an der Frage der Aktenführung bedanken. Wir haben uns sehr viel Mühe gegeben, die Große Anfrage der SPD-Fraktion entsprechend zu beantworten. Wir sind auch sehr dankbar dafür, dass allseits wertgeschätzt wird, wie sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den einzelnen Ressorts um die Frage der Aktenführung kümmern.
Frau Löber, ich will Ihnen am Anfang gleich etwas zurufen. Sie haben eben die Sorge geäußert, dass der Rechtsstaat ins Rutschen kommen könnte. Ich will Ihnen zurufen: Gelegentlich rutscht einmal ein Aktenordner, der Rechtsstaat aber nicht, jedenfalls nicht wegen der Aktenführung.
Die Große Anfrage der SPD-Fraktion zielt auf relevante Anforderungen sowie zur Umsetzung des Erlasses zur Ak
tenführung in den Dienststellen des Landes Hessen ab. Insbesondere werden folgende wichtige Bereiche angesprochen:
Es geht um Schwierigkeiten mit der Aktenführung und initiierte Maßnahmen zu deren Abhilfe. Sie haben das eben noch einmal betont.
Es geht um die Fragestellungen zur Umsetzung der Mindeststandards des Aktenführungserlasses in den Dienststellen der Landesverwaltung. Auch das haben Sie noch einmal angesprochen.
Außerdem geht es um Fragen zum Stand der Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagements in den Dienststellen.
Die Ihnen von der Verwaltung aufwendig und sorgfältig zusammengetragenen Antworten auf Ihre Große Anfrage geben mir die Gelegenheit, die Thematik noch einmal ausführlich zu erläutern. Lassen Sie mich eingangs kurz die Schwierigkeiten mit der Aktenführung erörtern.
In der Vergangenheit haben zwei Prüfungen des Landesrechnungshofs zum Thema Aktenführung im Hessischen Ministerium des Innern und für Sport und im Geschäftsbereich des Hessischen Ministeriums der Finanzen, nämlich im Hessischen Competence Center und in der Hessischen Zentrale für Datenverarbeitung, zu Beanstandungen geführt. Infolge der zunehmenden Umstellung auf digitale Arbeitsprozesse und Nutzung elektronischer Dokumente wurden im hessischen Innenministerium teilweise aktenrelevante Dokumente in nicht revisionssicheren Bereichen abgelegt.
In der Hessischen Zentrale für Datenverarbeitung lagen die Vorgänge vereinzelt nicht konsistent in einheitlicher Form vor. Beim Hessischen Kompetenzzentrum wurden hingegen das Fehlen eines geeigneten Aktenplans sowie die mangelnde zentrale Aktenablage kritisiert.
Nach Bekanntwerden des Prüfungsergebnisses haben die beanstandeten Dienststellen unmittelbar Maßnahmen ergriffen, um die Mängel zu beseitigen. Insofern kann ich Sie von Ihrer Sorge erlösen. Zur Behebung der Unstimmigkeiten wurde im Geschäftsbereich des Finanzministeriums z. B. das Dokumentenmanagementsystem HeDok verbindlich eingeführt.
Ergänzend wurden für die Beschäftigten der Dienststellen Schulungen zum Thema Aktenführung organisiert, da festgestellt werden musste, dass das Wissen um eine ordnungsgemäße Aktenführung nicht mehr bei allen Beschäftigten präsent war. In dem Bewusstsein, dass Schwierigkeiten mit der Handhabung elektronischer Dokumente bestehen, reagierten auch weitere Dienststellen des Landes präventiv mit der Nutzung eines permanenten Schulungsangebotes und der verpflichtenden Durchführung der Schulung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Ferner wird seit Anfang des vergangenen Jahres auf der zentralen E-Learning-Plattform der Landesverwaltung für alle Landesbedienstete eine Schulung zum Thema Grundlagen der Aktenführung angeboten.
Angesichts des gegenwärtig breit aufgestellten Schulungsangebots und der gezielten Hilfestellung durch interne Geschäftsanweisungen und die Benennung von fachlich kompetenten Ansprechpartnern in den Dienststellen soll die Qualität der Aktenführung auch künftig weiter und nachhaltig optimiert werden. Nur die ordnungsgemäße Aktenführung gewährleistet einen rechtsstaatlichen Verwaltungs
vollzug sowie die Kontrolle seitens der Gerichte und der Aufsichtsbehörden. Die öffentliche Verwaltung ist aufgrund des Rechtsstaatsgebotes verpflichtet, Akten zu führen und wesentliche Verfahrenshandlungen umfassend und nachvollziehbar zu dokumentieren. Diese müssen letztlich aktenkundig gemacht werden.
Die Grundsätze der Aktenführung werden für alle Dienststellen des Landes im Aktenführungserlass sowohl für die Akte in Papierform als auch in elektronischer Form ausdrücklich dokumentiert. Da wird festgehalten, dass für das Führen elektronischer Akten ein Dokumentenmanagementsystem zu verwenden ist, weil nur so die rechtlichen Anforderungen an eine revisionssichere Aktenführung erfüllt werden. Genauso festgehalten sind wesentliche organisatorische Regelungen hinsichtlich der Digitalisierung aktenrelevanter Dokumente in Scan-Prozessen.
Bei all diesen Regelungen steht das Merkmal der Revisionssicherheit im Vordergrund. Das wird durch entsprechende Ausführungen dargestellt. Beispielhaft hervorheben möchte ich hier Aspekte wie Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Sicherheit und Nachvollziehbarkeit. Ebenso geht es um den Schutz vor Veränderung und Verfälschung, die Nutzung durch Berechtigte sowie die Sicherung vor Verlust. Herr Kollege Rock war so freundlich, diese Punkte eben gerade hier besonders herauszustellen.
Zur Revisionssicherheit der Dokumente möchte ich noch ergänzen, dass elektronische Dokumente im Rahmen der elektronischen Aktenführung in der Regel in den Originalformaten der Erstellung und zusätzlich in einem auch in der Industrie genutzten Langzeitarchivierungsformat gespeichert werden. Dadurch wird nicht nur die Lesbarkeit und Unveränderbarkeit der Daten bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist in den Dienststellen sichergestellt, sondern auch die dauerhafte Speicherung im Digitalen Archiv Hessen gewährleistet.
Die Antwort auf die Große Anfrage hat deutlich erkennen lassen, dass sich die Landesverwaltung der Bedeutung dieser Grundsätze bewusst ist. Den Antworten der Ressorts ist zu entnehmen, dass die Grundsätze zur Aktenführung in sämtlichen Dienststellen des Landes beachtet werden. Die Einhaltung der beschriebenen Grundsätze sowie die Sicherstellung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen obliegen den jeweiligen Dienststellen. Auch in dieser Hinsicht hat die Beantwortung ergeben, dass alle Dienststellen deren Einhaltung kontrollieren, sei es durch die unmittelbaren Vorgesetzten, die interne Revision oder beispielsweise durch Geschäftsanweisungen und gezielte Schulungen.
Es ist mir wichtig, zu betonen, dass der Aktenführungserlass lediglich Mindestvoraussetzungen festlegt. Dementsprechend wurden in allen Dienststellen des Landes ergänzende Regelungen festgelegt. Diese Anpassungen an die Bedürfnisse und Strukturen der einzelnen Dienststellen des Landes sind nicht nur sinnvoll, sondern auch vonnöten, um der Verpflichtung der öffentlichen Verwaltung zur Einhaltung der Grundsätze der Aktenführung im Einzelfall gerecht zu werden.
Folgendes Beispiel mag dies verdeutlichen. Im hessischen Innenministerium wurden eine Geschäftsanweisung zur Aktenführung sowie eine Regelung zur Dokumentenablage und IT-Sicherheit erlassen. Die Regelung greift überwiegend bestehende Vorgaben auf, fasst sie an einer Stelle
zentral zusammen und dient so den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern als Unterstützung für die tägliche Arbeit.
Zusätzlich wurden besondere Aufbewahrungsfristen für die Verkehrsordnungswidrigkeitsverfahren konstatiert. Das Festlegen verkürzter Aufbewahrungsfristen war notwendig, um den durchzuführenden Massenverfahren der Zentralen Bußgeldstelle gerecht zu werden.
Schließlich möchte ich noch auf den Stand der Einführung des Dokumentenmanagementsystems eingehen. Nicht sämtliche Dienststellen des Landes haben zum jetzigen Zeitpunkt ihre Aktenführung auf ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem umgestellt. Die überwiegende Anzahl wird jedoch in den kommenden Jahren je nach Ausgestaltung des individuellen Staffelplans der einzelnen Dienststellen das Dokumentenmanagementsystem HeDok einführen.
Berechtigungskonzepte, die den Zugriff auf Akten reglementieren, das Führen der Aktenbestandsverzeichnisse und das Erstellen von Metadaten in dem Managementsystem HeDok sind jeweils Bestandteile des Verfahrens bzw. werden automatisch generiert. Dementsprechend werden in allen Dienststellen, die ein Dokumentenmanagementsystem eingeführt haben, auch Berechtigungskonzepte, Aktenbestandsverzeichnisse sowie Metadaten erstellt.
Zu den Fragen hinsichtlich der Vorgaben und der Rechtssicherheit für das Führen elektronischer Dokumente und Akten in der hessischen Landesverwaltung kann ich feststellen, dass bereits mit dem hessischen E-Government-Masterplan 2009 bis 2014 das Ziel formuliert wurde, wenn immer möglich und geboten, die Bearbeitung, die Führung und die Ablage der Akten über die Nutzung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems zu verbessern. Für die elektronische Aktenführung in der Landesverwaltung haben wir dazu mit der hessischen E-Dokumentenverwaltung HeDok ein standardisiertes Dokumentenmanagementsystem eingeführt.
Moment, ich habe noch 46 Sekunden, damit es keine zweite Runde gibt – in der Landesverwaltung keine fehlende Aktenführung erkennbar. Die Vorgaben zu den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Aktenführung werden in den Dienststellen der Landesverwaltung beachtet. Soweit in der Vergangenheit Unstimmigkeiten im Hinblick auf die inkonsequente Aktenführung eruiert wurden, haben die betroffenen Dienststellen unmittelbar reagiert und Maßnahmen ergriffen, um diese zu beheben. Gleichfalls werden für die fortschreitende Umstellung auf die in Zukunft federführende elektronische Aktenführung kontinuierlich Verbesserungsmöglichkeiten verfolgt. – Herzlichen Dank für die Aufmerksamkeit.
Meine Damen und Herren, es käme nun Punkt 11 dran. Es ist vereinbart, dass er zur weiteren Beratung dem Umweltausschuss überwiesen wird. – Keiner widerspricht, dann ist das hiermit beschlossen.
Große Anfrage der Abg. Alex, Warnecke, Geis, Hofmeyer, Löber, Schmitt, Decker, Kummer, Weiß (SPD) und Fraktion betreffend Prüfungsbericht des Landesrechnungshofes zu Landesstiftungen – Drucks. 19/2490 zu Drucks. 19/2115 –
Meine Damen und Herren, ein bisschen mehr Aufmerksamkeit erbitte ich nicht nur für mich, sondern auch für die Redner nachher. – Anscheinend ist das zwecklos.
Herr Präsident, meine Damen und Herren! Aus Zeitgründen werde ich mich im Wesentlichen auf eine der untersuchten Stiftungen beschränken, aber die hat es in sich.
Zu Anfang erst einmal ein herzlicher Dank. Es waren vier Ministerien damit beschäftigt, diese Große Anfrage zu beantworten. Die Federführung hatte Staatsminister Wintermeyer, und Staatsminister Wintermeyer ist ein guter Mensch.
(Beifall bei Abgeordneten der SPD und bei der CDU – Günter Rudolph (SPD): Was? – Thorsten SchäferGümbel (SPD): Der kommt gleich nicht mehr durch die Tür da hinten!)
Sie haben sicher alle das tolle Foto gesehen, als die Plattform „People like me“ von der Stiftung „Miteinander in Hessen“ übernommen wurde. Zufälligerweise haben wir auch heute die Superpressemitteilung zu dieser gelungenen Sache. Außerdem ist Staatsminister Wintermeyer derjenige, den man immer mit den riesigen Schecks sieht, also „riesig“ im Hinblick auf die Papierfläche, nicht in Bezug auf den Inhalt. Da freuen sich dann die Kleinen Füchse in Dietzenbach oder ein Integrationsprojekt in Frankfurt über Zuwendungen.
Was aber auch klar ist: Den Kleinen Füchsen oder den Frankfurtern kann es eigentlich egal sein, woher das Geld kommt. Ob es von Herrn Wintermeyer persönlich, ob es aus einer Stiftung oder aus dem Landeshaushalt kommt, kann den Empfängern völlig egal sein – Hauptsache, es gibt etwas.
Wenn ich allerdings bei der Stiftung „Miteinander in Hessen“ Kosten und Wirkung in Einklang zu bringen versuche, dann muss ich sagen: Das Verhältnis ist absurd. Ich sage es ein bisschen poetisch: Die Landesregierung erwärmt mit der Stiftung die Herzen; sie tut dies allerdings über dem Feuer verbrannter Steuergelder.
Im Jahr 2014 hat die Stiftung rund 160.000 € Fördergelder ausgezahlt. Dagegen stehen Verwaltungskosten von ungefähr 360.000 €,
Kosten für Vermögensverwaltung von ungefähr 40.000 € und den Stiftungssitz mit 41.000 €, also etwa 440.000 € Nebenkosten.