5. Der Senat wird beauftragt, gemeinsam mit den Bezirken für die unmittelbare und die mittelbare Verwaltung und die nachgeordneten Behörden einheitliche und verbindliche Standards für das Dokumentenmanagement festzulegen.
Für den Haushalt 2014/15 sind nur Mittel für den Einsatz solcher DMSSysteme bereitzustellen, die den gemeinsamen Standards entsprechen.
6. Der Senat wird aufgefordert, das zentrale Lizenzmanagement auszubauen. Dem Abgeordnetenhaus ist dazu jährlich zum 30. November zu berichten.
7. Auf der Basis eines einheitlichen und für die gesamte Verwaltung verbindlichen DMS ist das Projekt E-Akte zügig voranzutreiben. Der Senat wird aufgefordert, rechtzeitig zu den Haushaltsberatungen für den Haushalt 2014/15, ein Konzept – inkl. Kostenschätzung – vorzulegen, auf dessen Grundlage bis zum Ende des Jahres 2016 bis zu 50 Prozent der Aktenführung der Berliner Verwaltung (Hauptverwaltung, nachgeordnete Behörden und Bezirke) auf die elektronische Akte umgestellt werden kann. Für die Archivierung der elektronischen Akten ist ein Konzept mit entsprechenden Standards, Meilensteinen und den finanziellen Auswirkungen vorzulegen.
8. Der Senat wird beauftragt, Aufgaben und Leistungen des Einheitlichen Ansprechpartners (EAP) für Dienstleistungen der Hauptverwaltung und der Bezirke Bürgern und Wirtschaft stärker bekannt zu machen und damit die Nutzung deutlich zu erhöhen. Der Senat wird aufgefordert, den Weg der Nachnutzung der für den Einheitlichen Ansprechpartner entwickelten Komponenten wie bereits bei den Verfahren eBG und eABau konsequent fortzusetzen und diese Module zur maßgeblichen Grundlage für die weitere Entwicklung von Onlineangeboten des Landes Berlin zu machen.
9. Der Senat wird aufgefordert, bis zu den Beratungen des Haushalts 2014/2015 ein Gesamtkonzept für – die Planung
Dabei ist unter Berücksichtigung des erfolgreich beschrittenen Weges der Budgetierung die verfahrensunabhängige ITInfrastruktur weiter zu entwickeln. Das Ziel
ist es zu einem echten Budgetierungsmodell zu kommen. Der Bereich der Telekommunikation ist als Bestandteil der verfahrensunabhängigen IT-Infrastruktur zu betrachten.
Bis zur Aufstellung des Doppelhaushalts 2014/15 ist ein Konzept vorzulegen, wie der Einsatz von eigenem Personal gegenüber gekauften/gemieteten Serviceleistungen in die Kosten- und Leistungsrechnungen und das Budgetierungsmodell einbezogen werden kann. Ein zeitnahes Controlling der Ergebnisse ist sicherzustellen.
Die Bezirke werden aufgefordert, die Kosten der Telekommunikation zu buchen, damit diese Kosten in das Budgetierungsmodell für verfahrensunabhängige IT-Infrastruktur einfließen können.
10. Zur Weiterentwicklung der IT-Bestands- und Planungsübersicht wird der Senat aufgefordert, folgende Grundsätze zu beachten:
10. a Die IT-Bestands- und Planungsübersicht ist unter Weiterentwicklung der bisherigen Grundsätze fortzuführen. Dabei ist folgendes zu beachten:
Zur Konsolidierung der in der Berliner Verwaltung eingesetzten IT-Anwendungen ist zu gewährleisten, dass die Möglichkeiten der Verwendung von Standardsoftware umfassend genutzt werden und Eigenentwicklungen nur noch in besonders geprüften und begründeten Einzelfällen zum Einsatz kommen.
Für Maßnahmen ab einem Ausgabenvolumen von 100 000 Euro sind die Projektblätter inklusive der Ampelbewertung nach dem Vorbild von ServiceStadt Berlin zu verwenden.
Bei allen IT-Maßnahmen ist das bereits entwickelte System einer Balanced Score Card mit den Dimensionen Wirtschaftlichkeit einschl. personeller Auswirkungen, Kundenorientierung, Prozessorientierung, Beschäftigtenorientierung und Technologie einzusetzen.
10. b Vor der Entwicklung eines IT-Fachverfahrens sind durch die Verfahrensverantwortlichen folgende Aspekte zu prüfen und zu dokumentieren:
die Möglichkeiten des Einsatzes von Standardsoftware, die auf offenen Standards und offenen Schnittstellen basiert,
die Möglichkeiten einer Nachnutzung bereits neu vorhandener IT-Komponenten (z. B. eGovernmentdienste und Software),
Bei IT-Maßnahmen mit einem Ausgabevolumen im Einzelfall von mehr als 100 000 Euro ist dem Ausschuss für Digitale Verwaltung, Datenschutz und Informationsfreiheit und dem Hauptausschuss über das Ergebnis der Prüfungen zu berichten.
10. c Die Bestandsübersichten zu IT-Anwendungen müssen künftig Angaben zu folgenden Merkmalen enthalten: Verfügbarkeit und Offenheit des Quellcodes, offene Dokumentenformate, Plattformunabhängigkeit, standardisierte und offene Schnittstellen.
10. d Die Fortschreibung der IT-Bestands- und Planungsübersicht ist – unabhängig von den Haushaltsberatungen – dem Ausschuss für Digitale Verwaltung, Datenschutz und Informationsfreiheit jährlich jeweils bis zum 31. August vorzulegen.
15. Der Senat wird aufgefordert, regelmäßig zu den Haushaltsberatungen einen Bericht zu den aktuellen hauptstadtbedingten Ausgaben des Landes Berlin vorzulegen. Dort, wo eine Mitfinanzierung des Bundes besteht, ist diese auszuweisen. Der Bericht soll einen aktualisierten Überblick über die Entwicklung und den Inhalt des rechtlichen Regelwerkes zur Hauptstadtfinanzierung enthalten.
16. Die Senatsverwaltung für Finanzen wird aufgefordert, jährlich – nach Ablauf des jeweiligen Haushaltsjahres – über die Entwicklung der Personalkosten und der Vollzeit-Äquivalente in den Jahren 2009 bis 2013 in der Hauptverwaltung und den Bezirken zu berichten.
2013 und im Haushalt 2013 bis zum 31. März 2014 aufzulösen und dem Hauptausschuss titel- und stellenscharf vorzulegen.
18. Das Abgeordnetenhaus erwartet von der Senatsverwaltung für Finanzen jährlich zum Stichtag 31. Dezember einen Bericht über die vorgenommenen Außeneinstellungen in den Senatsverwaltungen und den Bezirken.
19. Vor dem Hintergrund der Altersstruktur des öffentlichen Dienstes und dem sich abzeichnenden Fachkräftemangel in Berlin wird der Senat aufgefordert, rechtzeitig zu den kommenden Haushaltsberatungen, ein Personalkonzept für die gesamte Verwaltung des Landes Berlin einschließlich der Bezirksverwaltungen vorzulegen.
Ziel ist es, die Grundlagen dafür zu schaffen, dass der Öffentliche Dienst in Berlin den bevorstehenden personellen Strukturwandel so bewältigt, dass die Leistungsfähigkeit der Verwaltung erhalten bleibt und eine attraktive berufliche Perspektive für junge Menschen in der Stadt darstellt.
Der Senat wird gebeten, zu den Haushaltsberatungen 2014/15 für die Ressorts und Bezirke eine auf den Auswertungen der Statistikstelle Personal basierende tätigkeitsbezogene Ausscheidensprognose (Fluktuationsprognosen für die Hauptverwaltung und die Bezirke) zu erstellen, die Nachbesetzungen – unter Berücksichtigung der finanziellen Rahmenbedingungen und Evaluationsergebnisse – in Zusammenarbeit mit den Senats- und Bezirksverwaltungen darzustellen und das Personalbedarfskonzept zusammen mit den Senats- und Bezirksverwaltungen fortzuschreiben. Damit auch unter den Bezirken eine gerechte Lastenverteilung erfolgt, muss es bei der Festlegung der bezirksspezifischen Abbauraten einen Vergleich der aktuellen Personalausstattung geben, der grundlegend das Verhältnis VzÄ pro Einwohner berücksichtigt. Der daraus folgende Ausbildungsbedarf ist darzustellen. Eine Fortschreibung ist jeweils zu den Haushaltsberatungen vorzunehmen.
20. Die Senatsverwaltung für Finanzen wird aufgefordert, dem Hauptausschuss jeweils zum Stichtag 31. März darzustellen, in welchem Umfang die für den öffentlichen Dienst zur Verfügung gestellten Ausbildungsmittel für eine Ausbildung in zukunftsträchtigen Ausbildungsberufen ausgeschöpft wurden.
Darüber hinaus ist dem Hauptausschuss zum Stichtag 31. März Bericht über die dem „Solidarfonds“ zugeflossenen nicht verausgabten Ausbil
Der Senat wird aufgefordert, zur Absicherung der Arbeitsfähigkeit der Berliner Verwaltung während und nach den Jahren des umfangreichen altersbedingten Ausscheidens rechtzeitig dafür Vorsorge zu treffen, dass in den absehbar zukünftig unterbesetzten Bereichen der Berliner Verwaltung ausreichend Personal vorhanden sein wird. Dies beinhaltet ausdrücklich auch das Personal der allgemeinen Verwaltung und nicht allein die von den Einsparvorgaben ausgenommenen Verwaltungsteile.
Soweit Anwärter/-innen und/oder Auszubildende innerhalb der Verwaltung selbst ausgebildet werden, sind diese auf die Zielzahl von 100 000 Beschäftigten, bzw. Vollzeitäquivalenten nicht anzurechnen, solange sichergestellt ist, dass die Grenze von 100 000 Beschäftigten, bzw. VzÄ nicht dauerhaft überschritten wird. Die Senatsverwaltung für Finanzen wird aufgefordert, Kriterien dafür zu erarbeiten, dass diese Regelung zeitlich befristet auch für nach Abschluss der Ausbildung Übernommene gilt.
Die Übernahme soll für alle Verwaltungsfachangestellten mit einem Prüfungsergebnis bis 3,49 vorgesehen werden und auch für alle anderen ausgebildeten Verwaltungsfachangestellten, die aufgrund ihres Ausbildungsschwerpunktes für eine Einstellung geeignet wären, möglich sein. Zur Überprüfung der Eignung soll in einer 18monatigen Probezeit beurteilt werden, ob die dauerhafte Einstellung erfolgen kann.
In den heute bereits erkennbaren „Mangelberufen“ (z. B. Ärztliche Dienste, Ingenieure etc.) ist der Senat aufgefordert, spätestens bis zu den Haushaltsberatungen 2014/15 ein Konzept zur verstärkten Einwerbung von Personal zu entwickeln.
Der Senat wird aufgefordert, ungeachtet eines zukünftigen Gesamtkonzepts zu „Shared Services“, umgehend damit zu beginnen, die Personalaktenführung der gesamten Hauptverwaltung zu bündeln und dort anzusiedeln, wo die Aufgabe am preiswertesten und effektivsten erledigt werden kann. Als Orientierung dienen die bisherigen Benchmarks. Das Abgeordnetenhaus erwartet hier eine deutliche Personaleinsparung.
21. Der Senat und die Bezirke werden aufgefordert, dem Haupt- und dem zuständigen Fachausschuss des Abgeordnetenhauses Halbjahresberichte, erstmalig zum Stand 30. Juni 2012, über den Stand der Kosten- und Mengenentwicklung in den Bezirken in den verschiedenen Leistungsbereichen
Der Senat wird aufgefordert, zusätzlich jeweils zum 30. Juni und zum 31. Dezember über den Stand der Realisierung der zwischen der Senatsverwaltung und den Bezirken am 16. Oktober 2009 geschlossenen Zielvereinbarung über die Einführung eines standardisierten Fachcontrollings Hilfe zur Erziehung nach SGB VIII in den bezirklichen Geschäftsbereichen Jugend und auf gesamtstädtischer Ebene in der für Jugend zuständigen Senatsverwaltung zu berichten.