Also bedeutet dies doch doppelte Aktenführung für die Verwaltungsmitarbeiter – sehr schade aufgrund des unnötigen personellen Aufwands.
Mein ehemaliger Chef in Cölbe, dem ich mein Wissen über Aktenführung und Aktenplan verdanke, sagte immer: Der Fisch stinkt vom Kopf.
Nun frage ich Sie, Staatsminister Beuth, direkt: Wie ist es bei Ihnen im Ministerbüro mit der Aktenführung?
Sie dürfen sich auch gleich melden, Frau Hinz. Ansonsten wäre ich Ihnen dankbar, wenn Sie ruhiger wären. Vielen Dank.
(Jürgen Frömmrich (BÜNDNIS 90/DIE GRÜNEN): Sonst wird sie noch in den Aktenraum geschickt! – Zurufe von der CDU: Oh!)
Nun frage ich Sie, Staatsminister Beuth, direkt: Wie ist es bei Ihnen im Ministerbüro mit der Aktenführung? Ist die elektronische Aktenführung nun verbindlich, oder muss auch für Sie die elektronische Akte ausgedruckt werden? Wann werden Sie und Ihre Kollegen geschult? Wann gelten die Grundsatzentscheidungen zur Aktenführung auch für Sie und Ihre Kollegen?
Werden eigentlich auch die Ministerbüros vom Hessischen Rechnungshof hinsichtlich der Aktenführung geprüft oder nur die Verwaltungsebene darunter? Wenn nein: Warum werden Büros der Minister und Staatssekretäre nicht vom Hessischen Rechnungshof geprüft, und auf welcher Rechtsgrundlage beruht dies? Eine verbindliche Grundentscheidung für die Aktenführung, besonders die elektronische Aktenführung, ist gerade von Ihnen umzusetzen, damit es nicht zum Medienbruch kommt.
Wie sieht es mit der Befristung der Führung von Hybridakten – das ist eine Mischung aus elektronischer Akte und Papierakte – und der vollständigen und wirklich durchgehenden Umsetzung von elektronischen Akten in allen Geschäftsbereichen der Landesverwaltung aus? Warum ist gerade dies so wichtig? Die Führung von zwei Aktensystemen in Papierform und in elektronischer Form bedeutet nicht nur personellen Aufwand. Das wäre zwar nicht schön, würde aber keine Gefahr für den Rechtsstaat darstellen.
Das eigentliche Problem ist, dass Akten, die auf zwei Arten geführt werden, nur sehr schwer vollständig vorgelegt werden können: Ein Mitarbeiter legt ein Dokument elektronisch ab, ein anderer heftet einen Vorgang in einen Aktenordner. Vollständige Aktenführung ist dadurch schwierig, und die Gefahr vergrößert sich, dass die Akten danach nicht mehr vollständig hergestellt werden können, da die Zusammenführung der Papierakte mit der elektronischen Akte nur schwer möglich ist.
Dann kommt noch das jeweilige Dokumentenmanagementsystem hinzu. Glauben Sie mir, hier kenne ich mich aus.
So lustig ist das Thema gar nicht. Aber Sie können sich ja noch zu Wort melden. – Ist es richtig, dass die in den hessischen Landesbehörden eingesetzte elektronische Dokumentenverwaltung HeDok, basierend auf dem Produkt DOMEA, keine chronologische Auswertung zulässt
und das eingesetzte Dokumentenmanagementsystem gar keine chronologische Aktenführung ermöglicht? Kommt hier nicht der Rechtsstaat ziemlich ins Rutschen?
Oder wie sehen Sie dies, Herr Staatsminister? Wenn nun Akten, die in elektronischer Form und in Papierform geführt werden, nur schwer vollständig herstellbar sind und es technisch mehr als schwer ist – ich bin gleich fertig –, chronologische Akten aufgrund der eingesetzten Systeme zu erstellen – was heißt das konkret für mich als Parlamentarierin des Hessischen Landtags? Was heißt das konkret für einen Untersuchungsausschuss? Herr Staatsminister, ich bedanke mich schon jetzt für Ihre weiter gehenden Antworten. – Vielen Dank.
Danke. – Nach meiner Aktenführung hat jetzt Frau Kollegin Goldbach, BÜNDNIS 90/DIE GRÜNEN, das Wort.
Sehr geehrte Frau Präsidentin, liebe Kolleginnen und Kollegen, meine Damen und Herren, liebe Akten! Heute also befassen wir uns mit der Aktenführung in den Dienststellen des Landes Hessen. Wir haben eine umfangreiche und umfassende Antwort auf alle 42 Fragen der Antragstellerin vorliegen, und eines kann man vorneweg feststellen: Anders als beim übermäßigen Konsum von fruchtzuckerhaltigen Lebensmitteln führt die Einführung der elektronischen Akten nicht zu gesundheitlichen Schäden.
(Beifall bei dem BÜNDNIS 90/DIE GRÜNEN und bei Abgeordneten der CDU – Zurufe von der SPD – Gegenrufe von dem BÜNDNIS 90/DIE GRÜNEN und der CDU – Glockenzeichen der Präsidentin)
Die Fragestellerin hat uns bisher mit Anfragen zu Gefahren durch Lebensmittelverpackungen aus Kunststoff, dem Aktionsplan für mehr ökologischen Landbau in Hessen, der EU-Lebensmittelinformationsverordnung, der Rinderkrankheit Paratuberkulose, Energieversorgung bei Armut, Schlachtung tragender Rinder, Green IT, Herkunft von Kinderspielzeug und den gesundheitlichen Risiken beim Verzehr fruchtzuckerhaltiger Lebensmittel beschäftigt. Nun: Sämtliche Sorgen und Befürchtungen, den Verbraucherschutz betreffend, scheinen nach der Beantwortung dieser anderen Anfragen ausgeräumt zu sein. Das freut uns.
Sie wundern sich vielleicht, warum ich das hier aufführe. Ich veranschauliche die sorgfältige Aktenführung des Landtags. Mit einer einfachen Suchanfrage konnte ich sämtliche mündlichen, Kleinen und Großen Anfragen der
(Zuruf des Abg. Norbert Schmitt (SPD) – Timon Gremmels (SPD): Es ist eine Unverschämtheit, wie Sie mit dem Thema umgehen, Frau Goldbach! – Gegenrufe von dem BÜNDNIS 90/DIE GRÜNEN und der CDU – Glockenzeichen der Präsidentin)
Als Ergebnis der Suchanfrage bekam ich 14 Seiten mit sämtlichen Anfragen – über eine einfache Suchfunktion. Die SPD hat heute Morgen freundlich Fleißpunkte an die GRÜNEN verteilt. Das möchte ich gern sehr zugewandt zurückgeben; denn auch dafür sollte es einen Fleißpunkt geben.
Meine Veranschaulichung dient nur dazu, zu zeigen, wozu Aktenführung wichtig ist, denn auch das ist eine Aktenführung.
(Beifall bei dem BÜNDNIS 90/DIE GRÜNEN und bei Abgeordneten der CDU – Zuruf des Abg. Nor- bert Schmitt (SPD) – Lebhafte Zurufe des Abg. Timon Gremmels (SPD) – Minister Stefan Grüttner: Was ist denn mit dem Herrn Gremmels los?)
Meine Damen und Herren, Frau Goldbach hat eine gute Stimme, und sie wird sich durchsetzen. – Bitte schön.
Ich veranschauliche gerade, wozu eine konsistente, nachvollziehbare und revisionssichere Aktenführung notwendig ist.
Sie ist genau dafür notwendig, dass sämtliche Dokumente, die erstellt werden und in Verwaltungen wichtig sind, auch in der Landtagsverwaltung, so abgelegt sind, dass man sie jederzeit abrufen und lesen kann – vollständig, nachvollziehbar und konsistent.
Wir entnehmen der Anfrage, dass die hessischen Dienststellen auf dem Weg zu einer vollständigen elektronischen Aktenführung sind. In vielen Ressorts wird das DMS schon genutzt. Frau Löber hat eben sehr schön dargestellt, was das Dokumentenmanagementsystem ist. Seine Kernfunktion ist die Abbildung der elektronischen Aktenführung und der Vorgangsbearbeitung. Der Aktenführungserlass, von dem die Rede ist, regelt eben diese Aktenführung.
Die Änderung im Jahr 2012 ergab sich dadurch, dass die elektronischen Akten eingeführt wurden und diese Entwicklung beständig vorangeht. Frau Löber hat auch sehr schön dargestellt, dass es tatsächlich um grundrechtliche Pflichten geht. Ich stimme mit Ihnen völlig überein, dass dies eine sehr wichtige Sache ist, nämlich rechtsstaatliche Aktenführung, Kontrollfunktion und der Verwaltungsvollzug. Der Erlass, von dem Sie gesprochen haben, soll nun eine Klarstellung schaffen, um Rechtsunsicherheiten zu begegnen und zu vermeiden, die in der Verwaltungspraxis bestehen oder sich ergeben.
Wir haben aufgrund der Antworten auf die Fragen gesehen, dass sich in manchen Bereichen noch Probleme erge
ben haben. Auch darauf möchte ich noch kurz eingehen. Es gab einen Prüfungsabbruch, nämlich im Bereich des Hessischen Ministeriums der Finanzen. Der Unterausschuss für Finanzcontrolling und Verwaltungssteuerung wurde darüber informiert. Der Ausschuss hat dann einen Beschluss gefasst, nämlich dass die entsprechende Prüfung innerhalb der nächsten zwei Jahre zu wiederholen ist.
Es gab andere Probleme. Dazu möchte ich nur beispielhaft ausführen, dass aktenrelevante Dokumente nicht in revisionssicheren Bereichen abgelegt wurden, beispielsweise nur in irgendwelchen Outlook-Postfächern. Es hat sich deutlich gezeigt – auch das hat Frau Löber sehr schön dargestellt –, dass es bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern noch Schulungsbedarf gibt. Es gab auch einen Fall in einem untergeordneten Bereich des HMUELV; eine Staatsdomäne im Bereich Landwirtschaft hat die Akten nicht nach dem Erlass geführt, sondern nach der Praxis kaufmännischer Buchführung in landwirtschaftlichen Betrieben.
Manche Ressorts haben im Gegensatz dazu sogar zusätzliche Regelungen erlassen. Unter anderem ging es darum, die Aktenführung benutzerfreundlicher zu machen; denn Akten ergeben nur dann einen Sinn, wenn sie auch zu nutzen sind, wenn man auf sie zugreifen, wenn man sie finden und lesen kann. Alle Ressorts haben auf die festgestellten Probleme reagiert und Lösungs- und Verbesserungsvorschläge gemacht – auch das haben Sie sehr schön dargestellt –: hausintere Seminare, Schulungen; es wurden neue Dienstanweisungen erlassen zur Schriftguterfassung. Darüber hinaus gab es Hauserlasse und Richtlinien zu der Aktenführung. Ich fasse zusammen: Die Aktenführung ist noch nicht perfekt. Aber die Probleme wurden erkannt.
Es wurden auch konkrete Maßnahmen zur Verbesserung ergriffen. Wir freuen uns, dass sich Frau Löber nicht nur um Verbraucherinnen und Verbraucher kümmert, sondern auch um Akten. Ebenso freut es uns, dass die Aktenführung in den Dienststellen des Landes Hessen auf einem guten Weg hin zur vollständigen digitalen Erfassung ist.
(Beifall bei dem BÜNDNIS 90/DIE GRÜNEN und der CDU – Angelika Löber (SPD): „Auf einem Weg zur vollständigen Erfassung“ – das muss man mal unterstreichen!)
Sehr geehrter Herr Präsident, meine Damen und Herren! Ich denke, es ist unstreitig, dass ordnungsgemäß geführte Akten unerlässlich sind.
Aber, ich denke, es ist auch unstreitig, dass eine zeitgemäße Verwaltung auch einer zeitgemäßen Technik und moderner Anwendungen bedarf, um die vielfältigen Aufgaben zu erledigen.